De maneira simplificada, a empresa emissora de NF-e gerará um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação comercial, que deverá ser assinado digitalmente de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor.
Este arquivo eletrônico, que corresponde a Nota Fiscal Eletrônica - NF-e - será então transmitido pela Internet para a Secretaria da Fazenda que fará uma pré-validação do arquivo e devolverá, em tempo real, um protocolo de recebimento (autorização de uso), sem o qual não poderá haver o trânsito da mercadoria.
Após o recebimento da NF-e, a Secretaria da Fazenda disponibilizará consulta na Internet para que o destinatário e outros legítimos interessados que detenham a chave de acesso do documento eletrônico possam verificar sua autorização e conteúdo.
Este mesmo arquivo (NF-e) será ainda transmitido pela Secretaria de Fazenda para a Receita Federal, que será o repositório nacional de todas as NF-e emitidas e, no caso de uma operação interestadual, também para a Secretaria de Fazenda de destino da operação.
Para acobertar o trânsito da mercadoria será impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, intitulado DANFE (Documento Auxiliar da NF-e), em papel comum e via única. Conterá impressa, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um código de barras unidimensional que facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelos Postos Fiscais de Fronteira dos demais Estados.
O DANFE não é uma nota fiscal, nem substitui uma nota fiscal, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e no Ambiente Nacional (http://www.nfe.fazenda.gov.br) ou no site da SEFAZ.
O contribuinte destinatário, não emissor de NF-e, poderá utilizar os dados contidos no DANFE para a escrituração da NF-e, e o contribuinte emitente da NF-e realizará a escrituração a partir das NF-e emitidas e recebidas.
Em ambos os casos, a validade ficará vinculada à efetiva existência da NF-e nos arquivos das administrações tributárias envolvidas no processo, comprovada através da emissão da Autorização de Uso e consultada pelo destinatário da NF-e.
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